In un’azienda la gestione del tempo e dei compiti da svolgere sono essenziali, come la gestione delle priorità per non lasciare in sospeso questioni urgenti. Questo vale per qualsiasi ambiente, anche nella nostra quotidianità rischiamo di perdere inutilmente del tempo per compiere incarichi meno urgenti tralasciando quelli di maggior importanza.

Il metodo Eisenhower permette di avere l’opportunità di definire le priorità e di classificarle per ottimizzare al massimo ogni processo lavorativo così come il proprio tempo. Inoltre utilizzando questo metodo creato proprio dal presidente americano degli anni 50, si è in grado di raggiungere velocemente tutti gli obbiettivi prefissati. Grazie alla matrice di Eisenhower è possibile sviluppare un metodo di gestione del tempo, classificando gli incarichi da svolgere a seconda delle loro priorità.

Come funziona il metodo Eisenhower?

Questa semplice matrice, consiste in quattro quadranti, che favoriscono l’aumento della produttività. Grazie a questo metodo l’utente riesce a svolgere per prima i compiti importanti e urgenti per poi dedicarsi ai progetti che sono importanti ma meno urgenti. Grazie a questo schema si può comprendere quali sono i compiti meno importanti che sarebbe meglio delegare e per finire quelli che vanno del tutto abbandonati. Andiamo a scoprire insieme questi quadri e cosa rappresentano.

A – Compiti importanti e urgenti: in questo quadrato vano riposte tutte quelle attività che hanno massima priorità e devono essere concluse tempestivamente, e che senza non è assolutamente possibile raggiungere gli obbiettivi.

B – Sempre compiti importanti ma non urgenti: in questo caso vanno inseriti tutti quei compiti che devono essere conclusi ma che hanno la scadenza posticipata rispetto a quelle del primo quadrato.

C- Urgente ma non importante: tutte le attività che devono essere chiuse rapidamente, ma non sono importanti come le altre e possono tranquillamente essere delegate a qualcun altro.

Deleted: D- Tutte le task non importanti e non urgenti: questi compiti sono considerati poco rilevanti e se non si ha il tempo possono anche essere lasciati incompleti.

Vantaggi e svantaggi della matrice di Eisenhower

Ormai avete capito che il metodo Eisenhower aiuta a migliorare la gestione del tempo, scegliendo le priorità per realizzare in primis i progetti più importanti. Viene considerato come uno dei metodi più pratici adatto a tutte le aziende, soprattutto per chi occupa posizioni dirigenziali. Infatti solamente loro possono delegare i compiti meno importanti visto che il loro tempo e realmente molto limitato; di conseguenza delegando le mansioni egli riesce a coinvolgere maggiormente tutto lo staff nei vari processi lavorativi aziendali.

Dobbiamo parlare anche degli svantaggi di questo metodo. Infatti la cosa più difficile da fare è stabilire correttamente l’importanza e l’urgenza di un compito. Il rischio sta proprio nel delegare compiti molto importanti a dipendenti sbagliati che li concluderanno in modo non soddisfacente. Un altro problema che può sorgere è determinare la scadenza di un compito, perché senza di essa un dipendente è libero di scegliere per conto suo l’urgenza dell’incarico, facendo nascere cosi degli inconvenienti.

Che fine fanno i compiti non urgenti e non importanti?

L’ultimo quadrato ovvero quello meno importante viene spesso considerato come il più problematico da molte persone: in questa sezione ci finiscono tutte le task meno urgenti e meno importanti. Sono sempre dei compiti che creano una pila di scartoffie sulla scrivania, tuttavia questo non significa che se c’è il tempo, oppure una volta finito con i compiti più importanti, non si possa ritornarci sopra per completarli.

Se invece il tempo non è affatto favorevole, per risolvere questo problema, questi compiti si possono tranquillamente cestinare. Sappiamo benissimo che in questo caso serve un po’ di coraggio per cancellare queste attività, ma se non siamo determinati a farlo, rischiamo di accumulare inutilmente materiale senza il minimo rilievo. Se poi siamo sentimentali, l’ultima opzione rimane quella dell’archiviazione, con la promessa di riprenderli quando avremo più tempo (di solito non capita mai, mentiamo solo a noi stessi).