Kjo matricë e thjeshtë përbëhet nga katër pika, të cilat favorizojnë rritjen e produktivitetit. Falë kësaj metode, përdoruesi arrin të kryejë së pari detyra të rëndësishme dhe urgjente dhe më pas iu përkushtua projekteve që janë të rëndësishme, por më pak urgjente. Falë kësaj skeme ju mund të kuptoni se cilat janë detyrat më pak të rëndësishme që do të ishte më mirë të delegoni dhe të përfundoni ato që duhet. Le t’i zbulojmë këto pika së bashku dhe ato që përfaqësojnë.
A – Detyrat e rëndësishme dhe urgjente: Në këtë kategori, të gjitha ato aktivitete që kanë përparësinë më të madhe dhe duhet të përfundojnë menjëherë, dhe pa te cilat nuk mund te arrijme objektivet e vendosura.
B – Gjithmonë e rëndësishme, por jo detyra urgjente: Në këtë rast duhet të futen të gjitha këto detyra që duhet të përfundohen, por që kanë skadencen shume me larg se detyrat ne kategorine A.
C- Urgjente por jo e rëndësishme: Të gjitha aktivitetet që duhet të mbyllen shpejt, por ato nuk janë aq të rëndësishme sa të tjerat dhe mund t’i delegohen me siguri dikujt tjetër.
D- Të gjitha detyrat jo të rëndësishme dhe jo-urgjente: Këto detyra konsiderohen jo shumë të rëndësishme dhe nëse nuk keni kohë ato gjithashtu mund të lihen të paplota.
Përparësitë dhe disavantazhet e matricës Eisenhower
Deri tani ju keni kuptuar që metoda EisenHower ndihmon në përmirësimin e menaxhimit të kohës, duke i dhene perparesi projekteve më të rëndësishme. Konsiderohet si një nga metodat më praktike dhe e përshtatshme për të gjitha kompanitë, veçanërisht për ata që merren me pozicione menaxheriale. Në fakt vetëm ata mund të delegojnë detyrat më pak të rëndësishme pasi koha e tyre është me të vërtetë shumë e kufizuar; Si pasojë, duke deleguar detyrat, ai arrin të përfshijë më shumë staf në proceset e ndryshme të punës së korporatave.
Ne gjithashtu duhet të flasim për disavantazhet e kësaj metode. Në fakt, gjëja më e vështirë për të bërë është përcaktimi i saktë i rëndësisë dhe urgjencës së një detyre. Rreziku qëndron pikërisht në delegimin e detyrave shumë të rëndësishme për punonjësit e gabuar që do t’i përfundojnë ato në një mënyrë të pakënaqshme. Një problem tjetër që mund të lindë është të përcaktojë skadimin e një detyre, sepse pa të një punonjës është i lirë të zgjedhë urgjencën e detyrës në emër të tij, dhe kështu lindin shqetësime.
Cfarë ndodh me detyrat jo urgjente dhe jo të rëndësishme?
Kategoria e fundit ose më pak e rëndësishme, shpesh konsiderohet si më problematike nga shumë njerëz: në këtë pjesë të gjitha detyrat më pak urgjente dhe më pak të rëndësishme përfundojnë në të. Ata janë gjithmonë detyra shtëpie që krijojnë një pirg dokumentash në tavolinë, megjithatë kjo nuk do të thotë që me te mbaruar detyrat më të rëndësishme, nuk mund të ktheheni më lart për t’i përfunduar ato.
Nëse, nga ana tjetër, moti nuk është aspak i favorshëm, për të zgjidhur këtë problem, këto detyra mund të refuzohen me siguri. Ne e dimë shumë mirë që në këtë rast ju duhet një guxim për të fshirë këto aktivitete, por nëse nuk jemi të vendosur ta bëjmë atë, rrezikojmë të grumbullojmë materiale të panevojshme pa rëndësinë më të vogël. Nëse jemi sentimentale, opsioni i fundit mbetet ai i arkivit, me premtimin për t’i marrë ato përsëri kur kemi më shumë kohë (zakonisht nuk ndodh kurrë, ne thjesht gënjejmë veten).
